Reglas y procedimiento para la contratación de personal extranjero

La Contratación de Personal Extranjero por parte de una Empresa involucra a los siguientes Departamento o Secciones:

  1. La Gerencia o Departamento de Recursos Humanos.
  2. El Departamento que dentro de la Empresa esta requiriendo de los servicios del personal extranjero para un determinado puesto o posición.
  3. El Departamento de Planillas de la Empresa.
  4. Los Abogados internos o externos de la Empresa que tramitan el Permiso de Trabajo y la visa correspondiente.

Conforme a lo dispuesto por el artículo 17 del Código de Trabajo para la contratación de personal extranjero, se deberán de aplicar las siguientes reglas:

  1. No se podrá contratar a un extranjero que tenga la condición de turista.
  2. Para solicitar un Permiso de Trabajo, el extranjero requiere previamente contar con una residencia en Panamá o haber iniciado su tramite para gestionarla ante el Servicio Nacional de Migración.
  3. Debe de haber una correlación entre el Permiso de Residencia y el Permiso de Trabajo. Ejemplo: No podrá solicitarse un Permiso de Trabajo dentro del 15% si el extranjero esta casado con nacional, o si tiene la condición de dependiente de residente.
  4. Si el extranjero a ser contratado posee ya un Permiso de Residencia (sea este temporal o permanente), se debe de examinar previamente por parte de los abogados el tipo de RESIDENCIA que tiene el extranjero, a fin de determinar si la misma puede ser utilizada o no para el trámite del permiso de trabajo que conforme a la Planilla de la Empresa se pueda tramitar.
  5. Como regla general todos los Permisos de Trabajo están vinculados con la planilla de la Empresa , salvo las siguientes excepciones migratorias:
  1. si el extranjero esta casado (a) con un nacional
  2. los extranjeros con más de diez (10) años de residir en Panamá, que cuenten con un permiso general de trabajo
  3. si el extranjero contratado cuenta con una Residencia Temporal Especial (en calidad de Ejecutivo) y es pagado de fuente extranjero
  4. si se le tramita una Visa Transeúnte

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PORCENTAJES DE TRABAJADORES EXTRANJEROS QUE PUEDE TENER UNA EMPRESA EN PANAMA

Extranjero dentro del 10% del Personal Ordinario: El Banco del total de su Planilla solamente podrá contratar a un 10% de personal extranjero, siempre que se trate de personal ordinario (no especializado o de confianza).

Dentro del 15% : De tratarse de la contratación de un personal extranjero que ingrese bajo la condición de técnico o personal de confianza el Banco podrá aumentar a un 15% si se trata de personal técnico o de confianza.

Extranjeros con más de 10 años de residencia y que cuente con un permiso general de trabajo: Si el extranjero cuenta con un Permiso General de Trabajo, no produce su contratación ninguna afectación a la planilla del Banco, ya que dicho permiso de trabajo habilita al extranjero a trabajar dentro del territorio nacional en cualquier lugar y sin necesidad de tramitar ningún documento adicional

Extranjeros casados (a) con nacional: En estos casos tampoco se da una afectación a la planilla ya que tanto la ley laboral como migratoria, permiten al extranjero casado con nacional el derecho a tramitar su “Permiso de Trabajo” debido a su condición migratoria de estar casado (a) con nacional. Para los efectos del Banco los extranjeros que tengan esta condición no afecta los porcentajes indicados en los numerales 1 y 2.

NOTA: Para los efectos de los porcentajes indicados (10% y 15%) se deberá de atender tanto al factor numérico como al salarial, estableciéndose como criterio general que no se debe de exceder de estos porcentajes ni en la cantidad de extranjeros contratados y que sus salarios no excedan tampoco estos porcentajes.

Es importante aclarar que conforme a las disposiciones legales el salario es la retribución que el empleador le paga al trabajador con motivo de la relación de trabajo y el mismo incluye tanto el salario base, los gastos de representación asi como los gastos en especie.

El criterio seguido por el Ministerio de Trabajo en cuanto a si toma en consideración los salarios en especie para determinar si los porcentajes de lo pagado al personal extranjero del Banco se mantienen dentro del 10 o del 15% , es variante. Durante las administraciones anteriores el Ministerio mantuvo como criterio que los mismos no eran tomados en cuenta para efectos de los porcentajes. Con la actual administración se ha podido percibir un cambio de criterio.

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DEFINICIONES DEL SALARIO EN ESPECIE

¿En que consiste el Salario en Especie según el Código de Trabajo?

Para tales efectos el artículo 144 del Código de Trabajo establece:

“Por salario en especie se entiende únicamente la parte que recibe el trabajador o su familia en alimentos, habitación y vestidos que se destinan a su consumo personal inmediato. No se computarán como salario en especie los suministros de carácter gratuito que otorgue el empleador al trabajador, los cuales no podrán ser reducidos del salario en dinero. Para los efecto legales, mientras no se determine en cada caso concreto el valor de la remuneración en especie, se estimará éste como equivalente al 20% del total del salario que recibe el trabajador. En ningún caso el salario en especie pactado podrá ser mayor del 20% del salario total    

¿En que consiste el Salario en Especie según la Caja de Seguro Social?

Conforme a lo que dispone el artículo 91 de la Ley 51 de 27 de diciembre de 2005, sin perjuicio de la definición de salario contenida en el Código de Trabajo, para efectos de la Caja de Seguro Social se consideran salario en especie, entre otros, los que reciba el empleado del empleador como retribución de sus servicios, bajo los siguientes conceptos:

  1. Alimentación.
  2. Vestuario.
  3. Vehículo y su combustible, para uso personal del empleado y las reparaciones que realice el empleador al vehículo.
  4. Pago del servicio de telefonía celular, por parte del empleador, a favor de los familiares del empleado.
  5. Electricidad, teléfono, agua, y otros servicios básicos de uso residencial del empleado y su familia.
  6. Pagos de obligaciones personales del empleado por tarjetas de crédito u otros medios, sin reembolso.
  7. Pago de impuestos, tasas o contribuciones personales, directos o indirectos, de cualquier naturaleza del empleado, incluyendo el impuesto de inmueble de su propiedad o de su familia.
  8. Primas de seguros del empleado o de su familia.
  9. colegiaturas, y materiales educativos otorgados directamente al empleado o a sus familiares.
  10. Pago de cuotas o suscripciones a clubes privados.
  11. Vivienda principal y de recreo que sean para uso exclusivo de un empleado o su familia

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COMO REPORTAR EN LA PLANILLA LOS SALARIOS EN ESPECIE

La inclusión de los salarios en especie dentro de la Planilla y sus efectos:

Depende de cómo la Empresa pague los “Salarios en Especie” tendrá repercusiones tanto en el trámite de los “Permisos de Trabajo” ante el Ministerio de Trabajo, como ante la Caja de Seguro Social, ya que si se trata de pagos mensuales o que se paguen en forma trimestral, de esa misma forma se afecta lo siguiente:

  1. Para efectos de funcionario del Ministerio de Trabajo, cada vez que se tramita un Permiso de Trabajo se requiere de presentar la Planilla de la Empresa.       Si se da la coincidencia que en esa Planilla se refleja el pago en salarios en especie que se ha hecho a favor de todos o algunos del personal extranjero de la Empresa, superara el 20% de que establece el artículo 144 del Código de Trabajo, para la tramitación de los permisos de trabajo del personal extranjero de la Empresa
  2. Por su parte para efectos de la Caja de Seguro Social, si la Empresa esta pagando estos gastos, y se refleja en algunas planillas y en otras no, el Seguro puede interpretar como una falta en cuanto al reporte de los impuestos que se deben de pagar sobre los salarios en especie, del mes que supuestamente interpreta como no reportados.

Por lo tanto el Departamento de Planilla de la Empresa tiene que ser sumamente cuidados de cómo incluye estos pagos de Salarios en Especie, y su justificación en la planilla, por las afectaciones puntualizadas.

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CUANDO Y COMO INCLUIR AL PERSONAL EXTRANJERO DE LA EMPRESA EN SU PLANILLA

¿Cuando incluir al Personal Extranjero en la Planilla del Banco?

En esta materia no existe un criterio uniforme en materia migratoria, labora y de seguridad social, debido a los siguientes factores:

  1. Para efecto Migratorios, la Empresa no puede contratar a un extranjero que tenga la condición de turista.
  2. Para efectos Laborales, todo extranjero requiere de previamente de contar con un permiso de trabajo.
  3. Para efectos impositivos, la Caja de Seguro Social establece que la inclusión en Planilla debe de efectuarse tan pronto el extranjero empiece a trabajar en el banco, independientemente de que si ha tramitado previamente su visa y       permiso de trabajo correspondiente.

Como se podrá observar no existe un criterio armónico si la Empresa ingresa en Planilla al extranjero antes de que se verifique y terminen los tramites migratorios y laborales.

¿Qué sucede en la práctica?  La Empresa una vez realiza las evaluaciones pertinentes y decide contratar al extranjero lo ingresa a planilla y el extranjero inicia sus labores dentro de la Empresa y en muchas ocasiones las tres condiciones: visa, permiso de trabajo e ingreso a planilla no se dan. Esto ocurre debido a que entre la contratación efectiva y el tiempo que lleva tanto el trámite migratorio como laboral se extiende (meses) más allá de lo que en la práctica se puede esperar.

Que se recomienda: Tomando en consideración los efectos legales en materia de no observancia de la ley y las repercusiones económicas en materia de multa en que se pudiese incurrir se recomienda lo siguiente:

  1. Contar con una evaluación legal en cuanto al tipo de visa y permiso de trabajo en donde se tomen en cuenta factores tales como documentación que se requiere, el       tipo de trabajo que va a efectuar ese personal extranjero y tiempo de tramite, que conlleve a lograr un cambio del status de turista del extranjero.
  2. Ingresarlo a Planilla
  3. Iniciar lo mas pronto posible el tramite migratorio y labora
  4. Que la planilla de la Empresa en materia de gastos en especie se reporten adecuadamente, a fin de evitar problemas.
  5. Contar con la documentación para lograr un tramite más expedito..

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CONDICIONES ESPECIALES DE LOS CONTRATOS DE TRABAJO PARA EL PERSONAL EXTRANJERO

A- En cuanto a Tiempo de Contratación:

  1. Como regla general los Contratos de Trabajo que se suscriban entre la Empresa y su Personal Extranjero deberán de ser por “Tiempo Definido”
  1. Por tiempo definido se entenderá aquellos contratos que vayan de días, meses hasta un máximo de 12 meses.
  2. Solo podrá suscribir la Empresa un Contrato de Trabajo por Tiempo Indefinido con aquellos extranjeros que tenga más de 10 años de residir legalmente en el país y que hayan tramitado previamente su “Permiso de Trabajo por Tiempo Indefinido”
  3. Si el Empleado de la Empresa posee una “Residencia Temporal Especial en calidad de Ejecutivo” y es pagado de fuente extranjera no requerirá de tramitar un permiso de trabajo.
  4. Si el extranjero es contrato por períodos que no excedan en total los 6 meses se recomienda la tramitación de una Visa de Transeúnte a fin de que no afecte la planilla de la Empresa.

B- En cuanto a las condiciones de Contratación:

  1. El extranjero debe de facilitarle al Banco los documentos personales que se requieran para su trámite y conforme a las formalidades que se requieran dentro del término mas corto posible a fin de iniciar todos sus trámites.
  2. Determinar dentro de las condiciones de contratación el tipo de Residencia y Permiso de Trabajo que se le van a tramitar.
  3. Si el tipo de Residencia admite o no dependientes.
  4. Forma de pago de los salarios en especie
  5. Los impuestos que se le descuentan.
  6. Tipo de contrato laboral a firmarse entre las partes.

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Excepciones de Permisos de Trabajo que no se requiere presentar la Planilla

  1. Los trabajadores extranjeros que posean Permisos de Trabajo Indefinidos (por contar con 10 años de residencia en el país y que cuente con este permiso de trabajo).
  2. Los casados con nacionales

Recomendaciones:   Se recomienda a las Empresas aplicar las siguientes medidas:

    1. Verificar la forma en que se reportan los salarios en especie y el pago de los impuestos correspondientes.
    2. Contar con la Información fuente que sustenten el ingreso y salida del personal extranjero de la Empresa.
    3. Gestionar la inclusión en una planilla especial al persona ejecutivo extranjero de la Empresa; el propio Seguro Social permite su implementación.
    4. Entrenar al personal de planilla de la Empresa, en materia migratoria y laboral en cuanto a los efectos de la Planilla en los tramites e inspecciones.
    5. Que el extranjero sea previamente informado en cuanto a los documentos que debe de traer tanto personales como familiares.
    6. Que se cuente con los Instructivos que sean necesarios para la atención de Inspecciones/Migración/ Ministerio de Trabajo/Caja de Seguro Social.

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