De acuerdo con nuestra legislación vigente, existen ciertos actos o contratos que deben constar en escritura pública. El artículo 1131 del Código Civil en su numeral 1,, señala al respecto lo siguiente:
“Artículo 1131.- Deberán constar por instrumento público:
1.- Los actos y contratos que tengan por objeto la creación, transmisión, modificación o extinción de derechos reales sobre bienes inmuebles. La venta de frutos pendientes o futuros de un inmueble podrá constar en documento privado;
…
Del numeral anterior se desprende que el préstamo otorgado para la adquisición de una casa o apartamento, garantizado con hipoteca sobre dicho inmueble, debe constar en escritura pública.
Sin embargo, previo al otorgamiento de la escritura pública es necesario, la elaboración de la minuta, la cual debe estar refrendada por abogado, excepto los casos contemplados en el artículo 14 de la Ley 9 de 18 de abril de 1984, sobre el ejercicio de la abogacía, el cual es del tenor siguiente:
“Artículo 14: Se prohíbe a los Notarios Públicos protocolizar u otorgar documentos basados en minutas que no estén elaboradas y firmadas por abogados, salvo que se trate de actos de carácter personal como lo son las enajenaciones, venta y gravámenes de todos los bienes muebles o inmuebles, de la propia persona.
Las actuaciones que se realicen en violación de las prohibiciones previstas en este artículo adolecerán de nulidad, la cual puede ser declarada de oficio o a petición de parte interesada”.
- Escritura Pública
Es el documento extendido ante un notario, con atribuciones legales para dar fe de un acto o contrato jurídico cumplido por el compareciente y actuante o por las partes estipulantes.
En el otorgamiento de una escritura pública deben cumplirse las formalidades señaladas en la Ley. Entre estas formalidades cabe destacar las siguientes: a) Se debe expresar en el documento el lugar y fecha en que se otorga, las partes que intervienen y a que se refiere, el hecho del cual se deja constancia y las manifestaciones o cláusulas que los interesados formulen. b) Deberá ser firmada por las partes, por el funcionario autorizante (Notario), y por los testigos que se requieran. c) Las escrituras deben hacerse en el idioma español (Art. 1746 del Código Civil).
La inobservancia de los requisitos formales, así como la falta de capacidad de las partes o de competencia del Notario, darán lugar a la nulidad del documento público. Dependiendo del caso, el mismo pudiera ser válido como documento privado.
- Registro Público
Para que quede debidamente constituido el derecho real de garantía a favor del acreedor es necesario que la escritura pública contentiva del contrato de hipoteca y/o anticresis sea inscrita en el Registro Público.
- Efectos
Los principales efectos de la inscripción en el Registro Público del gravamen hipotecario y/o anticrético contenido en la escritura pública contentiva del crédito bancario respectivo, son los siguientes:
- Se constituye el título idóneo para iniciar el proceso ejecutivo hipotecario en caso de que sea necesario proceder al cobro de lo adeudado por la vía judicial. (Artículos 1758 al 1774 y 1801 al 1809 del Código Judicial).
- Se le da publicidad al contrato y el mismo se hace oponible a terceros. No obstante, la sola presentación del documento a diario del Registro afecta a terceros. (Artículo 1761 del Código Civil)
- Se determina la preferencia del crédito. (Artículo 1772 del Código Civil)
DERECHOS REGISTRALES
La inscripción de los diferentes contratos y sus garantías contenidos en las escrituras públicas causarán, por su inscripción en las diversas Secciones del Registro Público, los derechos correspondientes tal como se estipula en el Título II, Capítulo I, del Libro Segundo del Código Fiscal.
Flujo Grama de una Escritura Pública del Registro Público
Todo documento o escritura que ingrese al Registro Público, tendrá el siguiente recorrido
Primer Paso: Liquidación
(se calcula el impuesto que debe pagar dicho documento, utilice la herramienta de cálculo de impuesto que ofrece Contractus para verificar el calculo que le hace el Registro)
Segundo Paso: Pago al Banco Nacional
(la liquidación hecha por el Registro, deberá de ser cancelada ante el Banco Nacional)
Tercer Paso: Ingreso a Diario
(una vez se efectué el pago, la escritura ingresa a Diario donde se le asigna un número al documento)
Cuarto Paso: Digitalización Inicial
(en esta sección se procede al escaneo total de la escritura)
Quinto Paso: Sección encargada de darle Trámite a la Escritura
(Propiedad, Propiedad 2, Hipoteca, PH, Mercantil, Naves, Aeronaves, Secuestros y Embargos)
Sexto Paso: Calificación
(esta sección estudia el documento a fin de verificar si la escritura cumple con las formalidades legales)
Séptimo Paso: Captación de Datos
(ingresa el documento debidamente calificado a la base de datos del Registro Público)
Octavo Paso: Digitalización Final
(alimenta el sistema con los datos de identificación del trámite, e impone el sello de inscripción)
Noveno Paso: Entrega
(esta sección se encarga de entregarle el documento al usuario, para lo cual deberá de presentar el recibo correspondiente)
